Unter Outputmanagement versteht man die Erstellung, Generierung, Steuerung und Verteilung von elektronischen oder physischen Dokumenten an klar definierte Empfänger innerhalb oder außerhalb eines Unternehmens. Das Aufgabengebiet von Output Management umfasst dabei Aufgabenbereiche von der Übernahme und Aufbereitung der Daten bis hin zum Druck, Versand sowie der Archivierung.
► Druckkosteneinsparung
► Reduzierung der Lagerhaltungskosten
► Reduzierung der Überschussproduktion von Papier und Broschüren
► Reduzierung der Hard- und Softwarekosten
► Portokosten-Optimierung durch Sendungszusammenführung und externe Konsolidierung
► Bessere Nutzung der Personalressourcen
► Senkung der Betriebskosten (Papier, ..)
► Höhere Verfügbarkeit der Systeme (Hochleistungsdrucker etc.)
► Zentrale Dokumenten- und Formularverwaltung
► Auflösung physischer Formularverwaltung und Formularbevorratung
► Einheitliches Erscheinungsbild (CD-konformes Layout)
► Elektronische Archivierung des Outputs in der passenden Kundenakte und Fortschreibung in der CRM-Historie
► Permanent stabile Druckqualität bei schnellerem Druckoutput
► Durchgängige Revisionssicherheit
► Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
► Flexibilität in den Postverarbeitungsprozessen
►Hoher Individualisierungsgrad
►Einheitlicher, verschlüsselter Druck-Workflow
Werden Output-Management Lösungen in einem Unternehmen eingeführt, erfolgt dies in den meisten Fällen in der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister. Um in dieser Zusammenarbeit eine optimale Schnittstelle zwischen Input und Output schaffen zu können, werden vor allem drei Lösungen angeboten und eingesetzt.
► Datentransfer über einen Druckertreiber
► Datentransfer über eine Uploadplattform
► Datentransfer über eine sftp-Schnittstelle
Damit Output-Management von Anfang richtig aufgesetzt werden kann, müssen im Vorfeld wichtige Fragen beantwortet werden. Nachfolgend haben wir einige der wichtigsten Fragen zusammengestellt. Die folgenden Fragen spiegeln nur einen Auszug aus einem komplexen Fragekatalog wider, den ein Unternehmen für sich aufstellen sollte, wenn über das Thema Outsourcing von Druckleistungen nachgedacht wird.
Die Erhebung der Einsparpotenziale sowie die Konkretiserung schlanker Prozesse können intern oder mit Hilfe von externen Beratern ermittelt werden. Meist zeigen sich große Chancen für Kosteneinsparungen und Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit gleichermaßen.
Schaut man sich die einzelnen Fragen detaillierter an, wird schnell deutlich, wie vielschichtig die Aufgabenstellung der Auslagerung von Druckleistungen ist. Nehmen
wir z.B. die Frage „Welche Druckleistungen können sinnvoll outgesourct werden?“ Für die Beantwortung dieser Frage ist es wichtig, sich drei Hauptbereiche von Druckleistungen, deren Verantwortlichkeit innerhalb eines Unternehmens sowie dessen Eignung für Outsourcing genauer anzuschauen.
z.B. Mailings in verschiedenen Auflagenhöhe
=> sehr gut geeignet für eine Outsorucing
z.B. Geschäftspost, Rechnungen
=> i.d.R. gut geeignet für Outsoucing, wenn Produktionsprozesse klar definiert, umgesetzt und kontrolliert werden
z.B. Individuelle Anschreiben, Angebote
=> bedingt geeignet; in Abhängigkeit vom Individualisierunsgrad
Analysiert man nun wiederum diese drei Hauptbereiche (Klassische Mailings, Regelkommunikation / Geschäftspost, Tagespost) unter dem Aspekt des Outsourcings von Druckleistungen, ergeben sich unter anderem folgende Fragen:
► Welches Dokumentenaufkommen ergibt sich in den einzelnen Bereichen?
► Welche Kommunikationskanäle werden wo und mit welcher Intensität in diesen Bereichen genutzt?
► Wie oft kommen in welcher Zeit neue Prozesse hinzu und müssen entsprechend konfiguriert werden?
Sie möchten die Anforderungen genauer kennenlernen? Sprechen Sie uns an!
Nach einer Studie der Bundesnetzagentur liegen die durchschnittlichen Herstellungskosten eines selbst produzierten Briefes zwischen 1,20 € und 3,49 €.
Die komplette Auslagerung des Produktionsprozesses ermöglicht die sofortige Reduzierung der Kosten eines Einzelbriefes um bis zu 66 %.
Drucken, Falzen, Kuvertieren und Postaufliefern – diese wertvolle Arbeitszeit gewinnen Mitarbeiter durch die Auslagerung an externe Dienstleister zu fast 100 %.
Die Kosten für die Beschaffung und Lagerhaltung von Materialien wie Papier, Versandkuverts, Toner und Tinte werden genauso zu fast 100 % auf den externen Partner übertragen wie die Kosten für die Anschaffung und Wartung von Hochleistungsdruckern.
In Unternehmen werden häufig kleine oder mittlere Postaussendungen mal schnell zwischendurch selbst organisiert und mit den sogenannten „Eh-da-Kosten“ begründet.
► „Der Drucker ist eh-da!“
► „Die Kuverts sind da!“
► „Der Mitarbeiter ist doch da!“
Und genau hier liegt das Problem von „Eh-da-Kosten“. Sie werden nicht erfasst und sind daher für ein Unternehmen nicht transparent. Stattdessen werden Mitarbeiterkräfte und Unternehmensressourcen unnötig gebunden und fehlen für das eigentliche Kerngeschäft.
